Før du går i gang med at udvikle dit e-learning video træningsmateriale så skal du overveje de typiske trin der er involveret i udviklingen. Guiden er tilrettelagt, så du undgår de typiske fejl og misforståelser der typisk optræder under udarbejdelsen af dit elæringsmateriale. Alt efter hvor omfattende dit kursus er, så kan der være trin i det følgende der kan springes over. Elærings videoer bliver ikke dækket så omfattende i video FAQen, men der kan være gode ting at hente alligevel.

 

 

De 10 trin der bliver diskuteret er:

  1. Definere og fasthold et realistisk projekt scope gennem hele udviklingsprocessen.
  2. Definere og dokumentere business casen der startede behovet for træningsmaterialet.
  3. Identificere og rekruttere sponsorere og støtter i organisationen
  4. Identificere og rekruttere et team til at understøtte udviklingen af træningen
  5. Identificere og udvælg din elærningsleverandør
  6. Udvikling af eLearning materialet og kurset
  7. Test af Elearning kurset og materialet
  8. Frigiv kurset til brugerne
  9. Sikre at der er tilstrækkeligt teknisk støtte
  10. Tilføj mere materiale til fremtidige versioner af kurset med feedback fra brugere

 

 

Definere og fasthold et realistisk projekt scope gennem hele udviklingsprocessen.

Dette er det naturlige sted at starte med en elærningsstrategi, og definitionen hænger typisk fint sammen men en business case, men der er mange der glemmer at dokumnetere præcist hvad det var de ønskede at opnå med video træningen, og omfanget af træningsvideoerne bliver ofte også udeladt. Det betyder, at scopet, eller omfanget og målsætningen, af kurset bliver rykket i løbet af projektet. Hvor er problemet i det kunne man fristes til at spørge, men et omfang der vokser hele tiden kommer uværeligt til at koste flere penge.

 

Et projekt der bliver større og større kommer også til at tage lang tid, og de gevister man kunne have fået på den korte bane forsvinder ud i horisonten. Det kan være det er første gang du udvikler et elærings materiale og kursus, og det er højest sandsynligt første gang du arbejder sammen med den it leverandør du har valgt til at levere dit LMS eller learning management system, og indholdet i dit elæringskursus. Ny leverandør + nyt materiale = bedre at det er simpelt og virker, end stort og flot. De fleste systemer kan let udvikles i fremtiden, og der er ingen grund til at gå efter den forkromede løsning i første forsøg.

 

En tilgang med fasede udrulning og nye versioner baseret på brugernes erfaringer og feedback er som regel et bedre valg end at prøve at gøre det ”perfekt” i første omgang. Din opgave er mere at forventningsstyre dine brugere ved klart at fortælle dem hvad de kan forvente i første omgang, og så være god til at lytte og inddrage dem i udviklingen af version 2. Du kommer sikkert til at møde nogle i testfasen der siger ”det kunne være rart, hvis den kunne dette…”, der må du være hård og holde fast i dit scope, så du ikke kommer ud for det der ofte omtales som scope creep.

 

Definere og dokumentere business casen der startede behovet for træningsmaterialet.

Business casen er som regel den der danner grundlag for at starte et projekt op. Behovet for træningen eller læringen skal på en eller anden måde kunne retfærdiggøres, og en business case der beskriver hvor meget tid eller penge der kan spares pr år er typisk et minimum for at starte et projekt op. Det er ikke kun for at kunne få penge til selve projektet, det er også for at kunne henvise kritikkere til baggrunden for projektet.

 

Hvis de har tilføjelser og scope creeps så kan du også bruge dokumentet til at sige nej, og henvise til næste version af projektet. Det kan blive en god støtte for dig. Selve processen med at skrive og beskrive forretningsplanen for projektet gør også dig skarpere på præcis hvilke områder der bliver hjulpet af træningsprojektet.

 

Identificere og rekruttere sponsorere og støtter i organisationen

Normalt skal du trække på resourcer fra det meste af organisationen for at lave noget godt træningsmateriale, og derfor skal du sørge for at finde sponsorere og støtter i organisationen. Du har typisk nogle naturlige støtter i den del af organisationen der får bedre træning end de plejer, og du kan starte der. Finans er typisk også interesseret da du har omkostningsbesparelser og kvalitetsforbedringer i sigtekornet med dit projekt.

 

Du får brug for resourcer gennem hele projektet men særligt i udviklingen og træningen bliver der brug for at organisationene hjælper dig ekstra meget. Der kommer til at være opgaver der lander på tværs af organisationen, og ved at have identificeret de rigtige stakeholders på forhånd gør at du kan navigere meget mere frit, og med mindre modstand mod forandringen end du ellers ville have mødt.

Identificere og rekruttere et team til at understøtte udviklingen af træningen

Det er ofte i projektledelsen af elærings projektet at problemerne opstår, og derfor skal denne del behandles med det rigtige fokus. Der er en række spørgsmål der skal besvares før du er klar til dit elearning projekt. Hvem skal være kontakt personen mellem leverandøren af systemet og dit firma? Hvem skal kopieres ind på email? Hvem kan tage beslutninger? Hvem er i sidste ende ansvarlig for projektet?

 

Nogle firmaer bruge en forretnings projektleder og en teknisk projektleder, det kan virke, men det er bedst at have en person der er ansvarlig for at uddelegere opgaverne til de rette personer. Tekniske spørgsmål fra organisationen skal naturligvis kanaliseres til IT leverandøren, og du har sikkert nogle i dit firma der kan formulere spørgsmålene så de bliver forstået af alle parter. Der må dog ikke herske tvivl om autoriteten som projektlederen skal have, og det er i sidste ende kun hende der kan tage beslutningen. Denne klare opdeling hjælper også it-leverandøren med leverere den rigtige løsning, og forvirring eller misforståelser kan undgås.

 

Din business case kan igen anvendes til at udvælge de rigtige personer inden du går igang med at vælge en it leverandør. Levearndører af it og i særdeleshed elearning kommer til at blive ganske godt kendt med jeres måde at arbejde på, og om hvilke systemer i bruger. Derfor er det vigtigt at i har en god kemi, og i føler i kan stole på leverandøren. Hvordan finder man en troværdig it leverandør? Der er desværre ikke nogen god formel, men du kan altid ringe til tidligere kuner eller referencer for at få deres mening.

 

Ofte kan du også bedømme deres seriøsitet i deres betalingsbetingelser. Leverandører der tror på deres produkt giver i nogle tilfærde en 100% pengene tilbage garanti. Det siger jo i sig selv ikke noget, men det kan bruges sammen med din mavefornemmelse.Som køber af elearning har du brug for en lang række ekspertiser, særligt hvis du har planlagt en videobaseret elearning, så har du brug for indholdsleverandørere, indholds kontrol, og i nogle tilfælde også for oversættelse til andre sprog.

 

Du skal beslutte om du har brug for et LMS (Learning management system), typisk et lidt størrere setup, hvor du kan se deltageres gennemførsel af kurser, og bruge det til certificeringer eller som bevis på at visse kontroller og uddannelser er gennemført. Det sidste er meget anvendt inden for medicinalbranchen. For at sikre at kurset rent faktisk lærer det der er hensigten, så skal du have en test population indenfor firmaet. Testen skal ikke kunne gennemføres tilsidst i forløbet, da du med fordel kan bruge testpersonerne til at verificere at i arbejder i den rigtige retning undervejs i projektet.

 

Testbrugere skal udvælges ud fra geografi, organisatorisk tilhørsforhold, og husk at testbrugere skal have de samme rettigheder til systemet som slutbrugeren. Det nytter ikke at testbrugerne har øget adgangsrettigheder, og det viser sig at brugerne slet ikke kan se halvdelen af indholdet.

 

Identificere og udvælg din elærningsleverandør

Denne korte artikkel beskriver ganske vist dette som et trin, men der er ganske mange trin involveret i dette, og jeg vil vende tilbage med en udførlig beskrivelse af de forskellige trin i identificereing og udvælgelse af en elearning leverandør.

 

 

Udvikling af eLearning materialet og kurset

I udviklingen af materialet har elearning leverandøren meget st skulle sige med hensyn til formatet dvs hvordan man kan formidle indholdet, men selve indholdet det skal du og dit firma stå for. Ofte sker der nemlig det at i udviklingen af materialet bliver uhensigtsmæssigheder i produktionen eller hvad det nu er der bliver beskrevet, og disse ting kan med fordel rettes inden elearning materialet bliver færdiggjort.

 

Hvis it leverandøren skal lave materialet, så fanger de ikke disse uhensigtsmæssigheder, de beskriver bare processen som den er med fejl og alting. Dit fokus skal altså være på om leverandøren af elæringsplatformen er fleksibel nok til at understøtte dit behov. Det vil i langt de fleste tilfælde ikke være noget problem, særligt ikke hvis du vælger en video baseret elearning platform. Selve udviklingen af indholdet til kurset er som regel en itterativ proces med mange runder inden alle er tilfredse med resultatet.

 

Da der er mange samarbejdespunkter, så kan det være en fordel at vælge en leverandør der ikke bor for langt væk. I Danmark er det ikke noget problem da der findes elearning leverandørere i Ålborg, Århus, Vejle, Odense, København, og en lang række andre byer. Det kan være at du vælger at bruge en lokal leverandør til indholdet på sitet, mens du finder en international eller stor spiller til selve hostingen af elearningen. Dette er i mange tilfælde en god løsning.

 

Test af Elearning kurset og materialet

Inden du frigiver kurset er det nødvendigt at teste det. Du skal både teste platformen, at den virker på alle lokationer og med de internet forbindelser der er tilrådighed. Og du skal teste selve indholdet. Indholdet burde du have fået testet undervejs i processen, og der skulle ikke opstå store overraskelser, men det er godt at teste det alligevel. Elearning platformen og forbindelsen hertil er vigtig at få testet.

 

De fleste leverandører har to løsninger, en der er hostet hos dem, og en dyrere hvor du selv hoster din egen platform. Hvis du skal have den in-house, så er det typisk fordi du har nogle firewalls eller andet der gør at det ikke kan lade sig gøre at have det hostet ved 3. part. En god leverandør vil have test modeller for disse to scenarier, og du kan med fordel bede om at se dem inden i vælger leverandør, så du kan få en it leverandør der er forberedt på alle situationer.

Frigiv kurset til brugerne

Nu er elearning kurset færdigt. Tillykke. Nu starter forandringsledelsen. Din opgave går ud på at få brugerne til at forstå hvorfor de skal have kurset, hvordan det virker, og hvem de skal gå til hvis de har spørgsmål. Typisk er det nemmest at informere mens man er i gang med udviklingen af kurset, men det kan også vente til man er færdig for at undgå problemer hvis kurset bliver forsinket.

 

Du skal informere brugerne om hvad de kan forvente af kurset, hvilke krav der er til dem og deres computer, kan de fx tage kurset hjemmefra, hvor lang tid tager det osv. Hvis du sender kurset på en DVD så husk at der ikke står CD-ROM nogen steder, da det kan være brugerne tror det er samme type drev.  Hvis de skal tilgå det via en browser, så skal du være sikker på at de har de rigtige plugins, eller have rettigheder til at kunne downloade dem ganske nemt. Du skal have lave et hjælpefunktion, og være klar til at svare på spørgsmål på email. Disse spørgsmål og svar kan med fordel samles i en FAQ – hyppigt stillede spørgsmål om elearning. Det er faktisk de samme spørgsmål du skal igennem uanset om du launcher elæring på dit intranet eller via et større LMS system.

 

Sikre at der er tilstrækkeligt teknisk støtte

Det er teknik, og der vil opstå problemer. Det er fakta, at test scenarier aldrig tager højde for alle udfald men kun de mest sandsynlige. Typisk skal du være klar til at svare på spørgsmål og rette tekniske fejl fra 5-15% af brugerne. Det er helt normalt, og hvis man ville bringe dette tal ned, så skulle test fasen være meget størrere, og det er tvivlsomt om det kan betale sig ud fra en cost benefit betragtning.

 

Tilføj mere materiale til fremtidige versioner af kurset med feedback fra brugere

Din business case afgrænsede dig fra scope creep, men nu er det tid til at se på om der er yderligere områder der skal medtages i næste version af elearning kurset. Det nemmeste er ved at sætte en funktion op der kan indsamle bruger forslag til nyt indhold. Hvis dit kursus er bare lidt succesfuldt, så kommer der med garanti forslag til hvordan det kan forbedres.

 

Dette er ikke kritik, men et tegn på at brugerne har taget formatet til sig, og skal derfor betragtes som en sejr. Ikke alt skal nødvendigvis medtages i næste version, men der kommer sikkert guldkorn, inden for forskellige områder som indholds ændringer, grafiske ændringer, kursus beskrivelser, og funktionelle ændringer.

Denne artikkel blev første gang offentliggjort under overskriften Elearning video træningsudvikling – en hurtig guide den 5. oktober 2017 på denne adresse https://crowdfundingguide.dk/elearning-video-traeningsudvikling-hurtig-guide-314/. Den handler om

Før du går i gang med at udvikle dit e-learning video træningsmateriale så skal du overveje de typiske trin der er involveret i udviklingen. Guiden er tilrettelagt, så du undgår de typiske fejl og misforståelser der typisk optræder under udarbejdelsen […]

. Læs mere om holdet bag på Rosalle & Philipson.